Πώς να αξιολογήσετε τον κίνδυνο των εισπρακτέων λογαριασμών σας

Η αξιολόγηση των ανεξόφλητων τιμολογίων και του κινδύνου μη πληρωμής θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε τυχόν αδύναμα σημεία και θα σας καθοδηγήσει να αναλάβετε αποφασιστική δράση για την ελαχιστοποίηση του κινδύνου και την προστασία της επιχείρησής σας.

Η αξιολόγηση των απαιτήσεών σας έχει γίνει πιο σημαντική από ποτέ κατά τη διάρκεια της πανδημίας COVID-19, με τα αυξημένα επίπεδα αφερεγγυότητας και άλλους παράγοντες, όπως η διακοπή των αλυσίδων εφοδιασμού, να επηρεάζουν αρνητικά τις επιχειρήσεις σε όλο τον κόσμο. Σε τέτοιες περιόδους οικονομικής αβεβαιότητας θα πρέπει να αξιολογείτε τακτικά τις απαιτήσεις σας. Η έγκαιρη ανίχνευση του κινδύνου θα σας βοηθήσει να αποφύγετε ή να ελαχιστοποιήσετε τις πιθανές απώλειες.

Παρακάτω παρατίθεται μια σειρά εργασιών που μπορείτε να κάνετε για να ολοκληρώσετε την αξιολόγηση κινδύνου των εισπρακτέων σας και να διασφαλίσετε τις ταμειακές σας ροές κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου οικονομικής αβεβαιότητας.

1. Ταξινόμηση των πελατών σας σε ομάδες

Η ταξινόμηση των πελατών σας σε ομάδες θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε μοτίβα και να δημιουργήσετε ένα προφίλ κινδύνου. Για παράδειγμα, εάν ένας πελάτης ξεχωρίζει σε μια ομάδα για την επίδειξη κακών πρακτικών πληρωμής, μπορεί να παρουσιάζει υψηλότερο κίνδυνο πληρωμής. Ή μπορεί να βρείτε ενδείξεις άγχους σε μια συγκεκριμένη γεωγραφική περιοχή ή τομέα.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτή την άσκηση για να διαπιστώσετε πόσο ομοιόμορφα είναι κατανεμημένη η πελατειακή σας βάση. Εάν υψηλή συγκέντρωση του κύκλου εργασιών σας περιορίζεται σε μικρό αριθμό πελατών, ενδέχεται να διατρέχετε υψηλότερο κίνδυνο αφερεγγυότητας εάν χαθεί αυτή η βασική πηγή εσόδων. Αντίθετα, οι πελάτες που αντιπροσωπεύουν μόνο ένα μικρό μέρος των συνολικών σας απαιτήσεων δεν θα πρέπει να έχουν μεγάλο αντίκτυπο αν δεν σας πληρώσουν.

Παραδείγματα πιθανών ομαδοποιήσεων προς αξιολόγηση περιλαμβάνουν:

• Εγχώριοι πελάτες

• Αλλοδαποί πελάτες (θα μπορούσατε να το διαφοροποιήσετε περαιτέρω ανά χώρα ή περιοχή)
• Εμπορικοί τομείς
• Κατηγορίες προϊόντων
• Μέγεθος του πελάτη
• Ποσοστό των συνολικών σας απαιτήσεων που αντιπροσωπεύει ο πελάτης
• Οφειλέτες με και χωρίς εγγυήσεις πληρωμής

2. Περιορίστε την έκθεσή σας σε επισφαλείς απαιτήσεις

Εκτός από τον εντοπισμό των πελατών ή των τομέων που ενέχουν μεγαλύτερο κίνδυνο για τις ταμειακές σας ροές, είναι χρήσιμο να προσδιορίσετε και να καταγράψετε ποιες ρυθμίσεις ασφαλείας και εγγυήσεις χρησιμοποιεί η επιχείρησή σας. Αυτές μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Ομόλογα
• Εγγυητικές επιστολές
• Ασφάλιση πιστώσεων
• Factoring
• Πιστωτικές επιστολές
• Προσημειώσεις
• Παρακράτηση τίτλου
• Μεταβίβαση περιουσιακών στοιχείων
• Μεταβίβαση απαιτήσεων

Η ανάλυση των ρυθμίσεων ασφαλείας και των εγγυήσεών σας μπορεί να σας βοηθήσει να ρίξετε φως στο πόσο υψηλό μπορεί να είναι το μερίδιο των συνολικών ζημιών και ποιο ποσοστό του χαρτοφυλακίου σας προστατεύεται.

3. Αξιολογήστε το ιστορικό των απλήρωτων τιμολογίων σας

Η εξέταση του ιστορικού των ζημιών που έχουν προκύψει από αφερεγγυότητα σας επιτρέπει να βγάλετε συμπεράσματα σχετικά με τους γενικούς κινδύνους αθέτησης. Υπάρχει κάποιο μοτίβο; Για παράδειγμα, είναι οι επισφαλείς απαιτήσεις συγκεντρωμένες σε έναν συγκεκριμένο τομέα ή γεωγραφική περιοχή; Μπορείτε να εντοπίσετε μια ομάδα που έχει μεγαλύτερη ανάγκη για ρυθμίσεις ασφαλείας και εγγυήσεις σε σχέση με άλλες ομάδες πελατών; Εκτός από το να σας βοηθήσει να εντοπίσετε τομείς που πρέπει να προσεγγίσετε με προσοχή στο μέλλον, η ανάλυση των επισφαλών απαιτήσεων του παρελθόντος μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να αξιολογήσετε την ποιότητα της διαχείρισης των απαιτήσεων της εταιρείας σας. Μπορείτε να εντοπίσετε τομείς προς βελτίωση στις πολιτικές και τις διαδικασίες της δικής σας εταιρείας;

• Καταγράψτε το ιστορικό των επισφαλών απαιτήσεων κατά τα τελευταία πέντε έτη
• Διαφοροποιήστε τις επιμέρους αφερεγγυότητες, π.χ. ανάλογα με τον τομέα, το μέγεθος, την περιοχή
• Αξιολογήστε τους μελλοντικούς δυνητικούς κινδύνους που ενέχουν τα επιμέρους τμήματα και θέστε σε εφαρμογή διαδικασίες για την ελαχιστοποίηση των κινδύνων

Αξίζει επίσης να δώσετε προσοχή σε τυχόν αφερεγγυότητες στον τομέα σας. Υπήρξε αύξηση των πτωχεύσεων και είναι ο τομέας σας πιο ευάλωτος μετά το ξέσπασμα της πανδημίας του κοροναϊού; Ίσως αξίζει να αναζητήσετε εγγυήσεις για να προστατεύσετε τους εισπρακτέους λογαριασμούς σας από τον κίνδυνο αφερεγγυότητας των πελατών σας.

4. Υπολογισμός DSO - Ημέρες Εκκρεμών Πωλήσεων

Ο μέσος χρόνος σε ημέρες μεταξύ τιμολόγησης και πληρωμής είναι το DSO σας και αποτελεί έναν καλό δείκτη της αποτελεσματικότητας της διαχείρισης των απαιτήσεων σας.

Για να υπολογίσετε το DSO σας, διαιρέστε πρώτα το σύνολο των εισπρακτέων λογαριασμών σας με τη συνολική αξία των πιστωτικών σας πωλήσεων. Στη συνέχεια, πολλαπλασιάστε αυτό το ποσοστό με τον αριθμό των ημερών της περιόδου που αξιολογείτε. Πολλές επιχειρήσεις υπολογίζουν το DSO τους σε τακτική βάση, σε μηνιαία, τριμηνιαία ή ετήσια βάση.

Ο τακτικός έλεγχος του DSO σας θα σας βοηθήσει να ελέγξετε:

• Πώς έχει μεταβληθεί ο δείκτης κατά τα τελευταία έτη/μήνες;
• Πώς είναι ο δείκτης σε σύγκριση με τον μέσο όρο του κλάδου σας - εάν το DSO της εταιρείας σας είναι πολύ υψηλότερο ή χαμηλότερο από τον μέσο όρο του κλάδου, προσφέρετε όρους πληρωμής που είναι περισσότερο ή λιγότερο επικίνδυνοι από τους ανταγωνιστές σας;
• Πόσοι πελάτες πληρώνουν εντός της συμφωνηθείσας περιόδου πίστωσης και πόσοι πέφτουν σε καθυστέρηση;
• Πόσο επιτυχημένη είναι η επιχείρησή σας στην εξαργύρωση τιμολογίων;

Ενδέχεται ο μεγαλύτερος κίνδυνος για τους εισπρακτέους λογαριασμούς σας να μην είναι ένας πελάτης, αλλά μάλλον οι εσωτερικές διαδικασίες είσπραξης της επιχείρησής σας. Μια βελτίωση σε αυτόν τον τομέα θα μπορούσε να έχει ως αποτέλεσμα χαμηλότερο DSO και μειωμένο κίνδυνο.

5. Συμπληρώστε μια έκθεση γήρανσης

Η έκθεση ωρίμανσης είναι ένας πίνακας που καταγράφει τους εισπρακτέους λογαριασμούς σας ανάλογα με το πόσο καιρό εκκρεμεί κάθε τιμολόγιο. Μια έκθεση ωρίμανσης θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε πόσο καιρό χρειάζονται οι μεμονωμένοι πελάτες για να πληρώσουν.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την έκθεση για να:

• Να αξιολογήσετε την οικονομική υγεία κάθε πελάτη
• Να επανεξετάσετε τη δική σας επιχείρηση - επιβραδύνεται ο τομέας σας;
• Να διερευνήσετε τις πρακτικές των πωλήσεών σας - η ομάδα πωλήσεών σας παρατείνει τους χρόνους πίστωσης;

6. Προσδιορίστε τους μελλοντικούς κινδύνους για τις ταμειακές σας ροές

Κατά την αξιολόγηση της πιστοληπτικής ικανότητας των οφειλετών σας, θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη οι μελλοντικές εξελίξεις και οι διαδικασίες σχεδιασμού. Οι πτυχές που πρέπει να λαμβάνονται υπόψη περιλαμβάνουν

Νέα προϊόντα/ομάδες-στόχοι

Η μετακίνηση σε διαφορετική πελατειακή βάση ή το λανσάρισμα νέων προϊόντων ή υπηρεσιών μπορεί να δημιουργήσει νέους κινδύνους πληρωμών. Μπορείτε να προσπαθήσετε να τους ελαχιστοποιήσετε με - για παράδειγμα - ασφάλιση πιστώσεων, factoring ή ομόλογα, τουλάχιστον μέχρι να εδραιωθεί η νέα υπηρεσία ή ο νέος πελάτης.

Νέες περιοχές

Η είσοδος σε μια νέα γεωγραφική αγορά μπορεί να είναι γεμάτη κινδύνους, συμπεριλαμβανομένων των άγνωστων εμπορικών νόμων ή πρακτικών, των διαφορετικών κανόνων για τις εισαγωγές και τους δασμούς και της πιθανής πολιτικής αστάθειας. Μια ενδελεχής αξιολόγηση κινδύνου για κάθε αγορά στην οποία δραστηριοποιείστε θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε και να λάβετε μέτρα για την ελαχιστοποίηση του κινδύνου.

Νέοι πελάτες

Η ολοκλήρωση ενδελεχούς δέουσας επιμέλειας και η αναζήτηση ενέγγυων πιστώσεων ή ασφάλισης εμπορικών πιστώσεων για κάθε προτεινόμενο νέο πελάτη θα σας βοηθήσει να ελαχιστοποιήσετε τους κινδύνους που συνδέονται με την ανάληψη ενός νέου πελάτη. Καλό είναι επίσης να εξετάζετε κάθε πελάτη ξεχωριστά όταν αξιολογείτε τους κινδύνους που ενέχει για τους εισπρακτέους λογαριασμούς σας. Για παράδειγμα, ένας μεμονωμένος πελάτης μπορεί να παρουσιάζει πολύ μικρό κίνδυνο παρά το γεγονός ότι βρίσκεται σε μια περιοχή που θεωρείται υψηλού κινδύνου. Εάν τον απορρίψετε λόγω της τοποθεσίας του, μπορεί να χάσετε μια πολύτιμη ευκαιρία πώλησης.

Διευρυμένες πωλήσεις

Εάν η επιχείρησή σας έχει σημειώσει αύξηση των πωλήσεων, είναι συνετό να διερευνήσετε εάν η βάση της δομής των οφειλετών σας παρέμεινε αμετάβλητη ή εάν οι αλλαγές στην αγορά ή τα νέα προϊόντα επηρέασαν την αύξηση των πωλήσεων. Η ομάδα πωλήσεών σας λειτουργεί με παραμέτρους δέουσας επιμέλειας; Μήπως η αύξηση των πωλήσεων αντιπροσωπεύει υψηλότερους κινδύνους για την επιχείρησή σας;

7. Αξιολογήστε τον αντίκτυπο των όρων πληρωμής σας στις απαιτήσεις σας

Πραγματοποιήστε μια κριτική αξιολόγηση για να διαπιστώσετε αν οι όροι πληρωμής σας ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις της εταιρείας σας ή αν πρέπει να προσαρμοστούν. Συχνά, πολλές επιμέρους ρήτρες μπορεί να οδηγήσουν σε πάρα πολλές διαφοροποιήσεις και να οδηγήσουν σε καθυστερήσεις πληρωμών. Θα μπορούσατε να προσπαθήσετε να μειώσετε τον αριθμό των ρητρών στους όρους πληρωμής σας ή να βρείτε τρόπους για να ενισχύσετε την ελκυστικότητά τους, π.χ. με τη βοήθεια κινήτρων πληρωμής, όπως μπόνους, εκπτώσεις, περίοδο πληρωμής.

8. Βελτιώστε τις δεξιότητες της ομάδας διαχείρισης πιστώσεων

Ο κίνδυνος ζημιών μπορεί να μειωθεί με εξειδικευμένους διαχειριστές πιστώσεων και σχετικό προσωπικό. Σε περιόδους οικονομικής πίεσης, όπως η τρέχουσα κατάσταση που προκαλείται από την πανδημία COVID-19, μπορείτε να βοηθήσετε στην προστασία της ταμειακής ροής της εταιρείας σας, διορίζοντας μια ομάδα που θα αναλάβει την παρακολούθηση των εισπρακτέων λογαριασμών σας μέσω εβδομαδιαίων επισκοπήσεων και εξουσιοδοτώντας την ομάδα να ενεργεί γρήγορα.

Ξεκινήστε με έναν έλεγχο των δεξιοτήτων της ομάδας σας για τη διαχείριση των πιστώσεων και, στη συνέχεια, βασιστείτε σε αυτό με πρόσθετο προσωπικό ανάλογα με τις ανάγκες και με ένα πρόγραμμα επαγγελματικής ανάπτυξης για να καλύψετε τυχόν κενά δεξιοτήτων και να υποστηρίξετε τις γνώσεις και τα κίνητρα της ομάδας σας. Επιπλέον, θα μπορούσατε να ενθαρρύνετε την ομάδα διαχείρισης απαιτήσεων να συμμετέχει σε εκδηλώσεις που επικεντρώνονται στην ταμειακή ροή, όπως:

• Σεμινάρια και συνέδρια
• εκδηλώσεις δικτύωσης
• συμμετοχή σε οργανισμούς διαχείρισης πιστώσεων
• Τεχνική βιβλιογραφία
• Διαδικτυακά φόρουμ και διαδικτυακά σεμινάρια