Δέκα συμβουλές για να κάνετε τους πελάτες σας να πληρώνουν εγκαίρως

Ακολουθούν δέκα κορυφαίες συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να διατηρήσετε την ταμειακή ροή της επιχείρησης και να αποφύγετε τον πόνο των καθυστερημένων πληρωμών.

1. Ελαχιστοποιήστε τη σύγχυση με ένα επιχειρηματικό συμβόλαιο

Ορίστε τους όρους και τις προϋποθέσεις των συναλλαγών σας στη σύμβασή σας. Συμπεριλάβετε μια σαφή δήλωση για τους τόκους που χρεώνονται για τους ληξιπρόθεσμους λογαριασμούς και τους όρους διατήρησης της κυριότητας για τα απλήρωτα εμπορεύματα. Αυτό μπορεί να είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος αποφυγής των διαφορών πληρωμής.

2. Χρεώστε αμέσως για να πληρωθείτε γρήγορα

Να τιμολογείτε το συντομότερο δυνατό. Οποιαδήποτε καθυστέρηση στην υποβολή ενός τιμολογίου θα οδηγήσει αναπόφευκτα σε αντίστοιχη καθυστέρηση στην πληρωμή και θα μπορούσε να επηρεάσει αρνητικά τη ρευστότητα.

3. Κατανοήστε τη συμπεριφορά πληρωμών γνωρίζοντας τους πελάτες σας

Να επιδεικνύετε τη δέουσα επιμέλεια σε όλους τους υποψήφιους πελάτες σας, συμπεριλαμβανομένων των ελέγχων πιστοληπτικής ικανότητας και να συνεχίσετε να παρακολουθείτε τους υφιστάμενους πελάτες. Αντιμετωπίζουν προκλήσεις στην αλυσίδα εφοδιασμού ή στον τομέα που ενδέχεται να επηρεάσουν τη ροή μετρητών τους; Για παράδειγμα, πόσο έχει επηρεαστεί η επιχείρησή τους/ο κλάδος τους από μια κατάσταση πέραν του ελέγχου τους, όπως το COVID-19; Κατηγοριοποιήστε το πελατολόγιό σας ανάλογα με τη συμπεριφορά πληρωμών. Εξετάστε το ενδεχόμενο να δώσετε κίνητρα στους καλούς και δίκαιους πληρωτές με εκπτώσεις για πρόωρες πληρωμές.

4. Διασφαλίστε την ακρίβεια των δεδομένων σας

Διατηρείτε τα αρχεία των πελατών σας ενημερωμένα. Αυτό θα σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι τα τιμολόγια υποβάλλονται χωρίς λάθη και ότι καταγράφονται τυχόν συμφωνίες που έχουν γίνει σχετικά με τους όρους πληρωμών. Αυτό θα σας βοηθήσει να ελαχιστοποιήσετε τις διαφωνίες και να διεξάγετε τη δραστηριότητα είσπραξης με τον σωστό τρόπο.

5. Τιμολόγιο σε καθυστέρηση; Ενεργήστε τώρα

Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους ένα τιμολόγιο μπορεί να καταστεί ληξιπρόθεσμο. Για παράδειγμα, ο πελάτης σας μπορεί να παρακρατεί την πληρωμή μέχρι να επιλυθεί μια διαφωνία σχετικά με τα αγαθά ή την υπηρεσία που παρασχεθήκατε. Ή ίσως αντιμετωπίζει προσωρινά προβλήματα με τη δική του ταμειακή ροή. Μόλις μια πληρωμή καταστεί ληξιπρόθεσμη, σηκώστε το τηλέφωνο ή στείλτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η πλειονότητα των εκκρεμών πληρωμών μπορεί να επιλυθεί γρήγορα και φιλικά μέσω καλής επικοινωνίας. Να είστε έτοιμοι να διαπραγματευτείτε ένα πρόγραμμα πληρωμών και να προσφέρετε μεθόδους πληρωμής που είναι απλές στην επίτευξη. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα απαραίτητο σε περιόδους κρίσης, όπως η COVID-19, όταν το προσωπικό των πληρωτέων λογαριασμών μπορεί να εργάζεται εξ αποστάσεως.

6. Τεκμηριώστε τις κλήσεις σας

Εάν μιλάτε με τον πελάτη σας, κρατήστε σημειώσεις για κάθε συνομιλία σας και ακολουθήστε με ένα συνοπτικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να αποφύγετε τη σύγχυση και θα σας βοηθήσει να παρακολουθείτε κάθε εξέλιξη.

7. Γράψτε μια επιστολή για να ζητήσετε πληρωμή

Οιπροειδοποιητικές επιστολές είναι μια επίσημη και αναγνωρισμένη μέθοδος υπενθύμισης των πελατών ότι ένας λογαριασμός είναι ληξιπρόθεσμος. Η πρώτη επιστολή είναι μια απλή ειδοποίηση για έναν ληξιπρόθεσμο λογαριασμό. Οι επόμενες επιστολές ακολουθούν μια εξέλιξη από την ευγενική υπενθύμιση σε πιο επίμονες απαιτήσεις πληρωμής.

8. Η επιταγή είναι στο ταχυδρομείο

Εάν ο πελάτης σας προτιμά να πληρώσει με επιταγή, ζητήστε του να σας στείλει μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την ημερομηνία αποστολής και να σημειώσει τον αριθμό της επιταγής. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να ειδοποιήσετε και τους δύο για τυχόν επιταγές που έχουν χαθεί στο ταχυδρομείο. Θα πρέπει να περιμένετε τουλάχιστον τρεις ημέρες για να φτάσει το ταχυδρομείο.

9. Προτιμώνται οι ηλεκτρονικές πληρωμές

Οι ηλεκτρονικές πληρωμές αποτελούν ταχύτερη και ασφαλέστερη επιλογή πληρωμής από τις επιταγές, καθώς μπορούν να παρακολουθούνται ευκολότερα. Εάν ο πελάτης σας εξακολουθεί να χρησιμοποιεί επιταγές, ρωτήστε τον αν θα μπορούσε να ολοκληρώσει ένα τραπεζικό έμβασμα αντ' αυτού.

10. Εξετάστε το ενδεχόμενο να προσλάβετε μια εταιρεία εισπράξεων

Ζυγίστε το κόστος που συνεπάγεται σε χρόνο, προσπάθεια και χρηματική αξία η καταδίωξη ενός απλήρωτου τιμολογίου και εξετάστε αν θα ήταν πιο αποτελεσματικό για εσάς να αναθέσετε σε μια επαγγελματική εταιρεία είσπραξης οφειλών. Μια καλή διεθνής εταιρεία, όπως η Atradius Collections, θα πρέπει να στοχεύει στη διατήρηση μιας καλής σχέσης για εσάς και τον πελάτη σας και να είναι σε θέση να σας υποστηρίξει τόσο με εθνικές όσο και με διεθνείς οφειλές. Η εν λόγω εξωτερική ανάθεση μπορεί επίσης να είναι αποτελεσματική εάν η δική σας ομάδα εισπρακτέων λογαριασμών έχει έλλειψη προσωπικού.